我們發現現在大多數公司為了方便統一管理各部門的專用電話，都采用了安裝綁定400電話的方式。簡單來說，就是一個號碼綁定該公司的多部電話，當我們給這個公司打電話的時候，首先管理總機的人會接聽到該呼入電話，然后根據客戶的操作或者是預先設定的指令把這個電話轉接到相應的部門或者個人。這個過程完全是根據客戶需求來操作的，而且總機只能接聽電話，也就是負責處理這些打進來的電話，總機是不能往外面打電話的。
　　這樣統一管理起來，不僅節約了公司的資源，而且也提高了工作效率。不然如果很多人給同一個公司打電話，此時就容易出現這樣一種情況，有的電話很多人撥打導致了占線，但是其他機子卻沒有人撥打。這樣不僅浪費資源，也會耽誤客戶的時間。甚至出現公司工作人員任務分配不平均的現象。所以我們需要使用400電話，這樣這些問題就解決了。它可以將這各個方面都協調起來進行統一管理，合理分配人力物力和電話資源。
　　當你打入該公司的400電話的時候，總機服務人員會根據你的具體需求轉接到相應部門的空閑電話中由專業人員進行接聽。同時轉接時也會考慮該部門每一部電話的接聽次數和時間，盡量保證每個人都有事干每個電話都有人接聽。這樣不僅工作人員的工作時間得到了平均，顧客也不用因為電話占線而長時間等待了。這不僅及時為客戶解決了打電話占線的問題，也進一步體現了公司的服務水平之高，同時也為顧客留下了好印象。
　　對于使用400電話的公司來說，管理起來不僅方便而且也更加安全。防止了一些員工上班偷懶打電話等不適宜的行為的產生。而且這些電話的使用記錄會長時間保存，我們可以通過后臺的系統查詢打入的電話號碼，通話時間長短和接聽的人員等信息。這也更方便公司查詢本公司各個員工電話的接聽使用次數和時間等。如果這個過程中出現問題也能及時發現及時解決，把責任落實到具體的人員身上。這樣也是對員工的一個約束，更有利于員工的管理。同時如果與客戶溝通出現問題，也可以及時查找相關記錄，這樣也更加安全可靠。