(1)確定合適的時間。

當需要打電話時，首先應確定此刻打電話給對方是否合適，也就是說，要考慮此刻對方是否方便聽電話。應該選擇對方方便的時間打電話，盡量避開在對方忙碌或是休息的時間打電話。一般來說，有以下幾點應該注意:

避開對方的吃飯和休息時間。總的來說，早晨8點以前、晚上10點以后，給對方家里打電話是不合適的，除非有緊急的事。當然，當對方有可能非常忙碌的時候打電話去，也是不合適的。比如，在對方準備出門上班前幾分鐘打電話，可能會使對方退到。而且工作上的事情，也盡量不要打電話到別人的家里。

如果是打電話到工作單位，最好不要在星期一一大早打過去，因為，經過一個周末，對方要處理的公務也許會很多。當然，在對方快要下班的前幾分鐘打電話，也是不太適合的，因為快要下班了，大家也許有些事情要處理，處理完后直接回家。如果因為你的電話而耽誤了對方的私人時間，也許對方會不快。一般情況下，也不要為私人的事情打電話到對方的單位，除非對方不介意。如果因為私人的事情打電話到對方的單位，最好問一聲:你現在方便聽電話嗎?而且，即使得到對方的肯定回答，也盡量要簡短，因為占用對方的工作時間，可能會影響對方工作單位正常的業務往來。

(2)開頭很重要。

無論是正式的電話業務，還是一般交往中的不太正式的通話，自報家門都是必需的，這是對對方的尊重，即使是你熟悉的人，也應該主動報出自己的姓名，因為接電話方往往不容易通過聲音準確無誤地確定打電話人的身份。另外，自報家門還包含著另外一層禮儀內涵，那就是，直接將你的身份告訴對方，那么，對方就有是否與你通話的選擇權，或者說，有拒絕受話的自由。而且在打電話之前，確定打內線或打外線是很重要的。具體的做法是:打外線不認識對方時，應該作詳細的自我介紹，如:你好，我是××，X×公司銷售部經理的秘書。若你認識對方，而且，你也有個好記性，對方一接聽電話時就馬上能確定聽話人是誰，那么不妨直接說出這個人的名字或正確的稱呼，這樣，會使對方感到被重視的榮幸，可以這么說 :王經理，您好，我是xx，×x×公司銷售部經理的秘書。

打內線可以有幾種方式，如 :我是xx，王經理的秘書;我是銷售部的xx;王先生，你好，我是××，…

(3)通話盡量簡單扼要。

在做完自我介紹以后，應該簡明扼要地說明通話的目的，盡快結東交談。因為，隨意占用對方的電話線路和工作時間是不為對方考慮的失禮行為。在業務通話中，一個電話最長3分鐘是通行的原則，超過3分鐘應改換其他的交流方式。如果估計這次談話要涉及的問題較多、時間較長，那么，應在通話前詢問對方此時是否方便長談。如果對方不方便長談，就應該有禮貌地請對方約定下次的通話時間。明明需要占用一刻鐘的時間，卻偏偏說:可以占用你幾分鐘時間嗎?這就很不合適了，應該說:王先生，此次我想和您談談分配方案的事宜，時間大約需要一刻鐘，您現在方便嗎?

(4)你要找的人不在時的處理。

如果你要找的人恰巧不在，你可以有幾種應對方式: ①在事情不是很緊急，而且自己還有其他的聯系方式的情況下，可以直接用對不起，打擾了，再見的話結東通話。

②請教對方聯系的時間或其他可能聯系的方式。通常在比較緊急的情況下采用，具體的做法是:請問我什么時候再打來比較合適?或:我有緊急的事情，要找王經理，不知道有沒有其他的聯系方式?不管對方是否為你提供了其他的聯系方式，都應該禮貌地說:再見。

③請求留言。若要找的人不在，或恰巧不能聽電話，最好是用禮貌的方式請求對方轉告。留言時，要說清楚自己的姓名、單位名稱、電話號碼、回電時間、轉告的內容等。在對方記錄下這些內容后，千萬不要忘記問:對不起，請問您怎么稱呼?對方告知后要用筆記錄下來，以備查找。

(5)適時結東通話。