在外包過(guò)程中，只有少部分人愿意聘請(qǐng)收費(fèi)昂貴的外包咨詢(xún)公司，指導(dǎo)你逐步完成IT服務(wù)的采購(gòu)過(guò)程。它們雖然有豐富的經(jīng)驗(yàn)、現(xiàn)成的服務(wù)級(jí)別協(xié)議（SLA）和合同條款，還有數(shù)量很多足可以裝得下一大間會(huì)議室的相關(guān)模板和流程，但是費(fèi)用奇貴，每小時(shí)300美元的費(fèi)用足以讓人瞠目結(jié)舌。

　　所以，許多IT部門(mén)還是選擇自行處理外包過(guò)程中的大部分環(huán)節(jié)，自己動(dòng)手的外包可以帶來(lái)諸多回報(bào): 節(jié)省成本、合同更加靈活、與IT服務(wù)商的關(guān)系更緊密。

　　本文采訪(fǎng)了經(jīng)驗(yàn)豐富的外包顧問(wèn)和用戶(hù)，他們傳授秘訣教你如何自己掌控IT服務(wù)的外包過(guò)程。

　　關(guān)注業(yè)務(wù)目標(biāo)

　　1. 抵制心理恐嚇戰(zhàn)術(shù)。一旦你決定了外包，可能自然而然會(huì)求助于外部專(zhuān)家，聽(tīng)聽(tīng)他們的建議。專(zhuān)家們往往會(huì)采用恐嚇戰(zhàn)術(shù)，譬如: 你會(huì)被利用的、你會(huì)花冤枉錢(qián)、會(huì)被供應(yīng)商牽著鼻子走。獨(dú)立外包顧問(wèn)Adam Strichman提醒大家: 千萬(wàn)別被這些話(huà)嚇倒。”

　　當(dāng)然，這些話(huà)不無(wú)一定道理。畢竟，IT服務(wù)供應(yīng)商每天都在鉆營(yíng)交易，外包客戶(hù)自然處于某種劣勢(shì)，但也不能對(duì)這些危言聳聽(tīng)的話(huà)全都信以為真。

　　2. 關(guān)注業(yè)務(wù)理由。要說(shuō)外包這幅版圖中哪一個(gè)拼塊對(duì)取得成功最為關(guān)鍵，那就是外包決策背后的商業(yè)理由。

　　Paul Pinto是外包咨詢(xún)公司Sylvan VI的聯(lián)合創(chuàng)辦人兼執(zhí)行合伙人，他曾在多家大型咨詢(xún)公司工作過(guò)。Pinto說(shuō): 我們不能倉(cāng)促地下結(jié)論，不能想當(dāng)然地認(rèn)為只有外包才是解決之道，要對(duì)企業(yè)的業(yè)務(wù)需求進(jìn)行深入分析，明白企業(yè)的真正關(guān)注點(diǎn)。有時(shí)候，或許還有更合適的方法來(lái)解決問(wèn)題，譬如: 內(nèi)包、開(kāi)發(fā)共享服務(wù)中心、部署新技術(shù)等。

　　3. 循序漸進(jìn)。如果你打算從頭開(kāi)始建造一幢夢(mèng)寐以求的房子，恐怕不會(huì)自己動(dòng)手繪圖紙、挖地基、砌墻。自己動(dòng)手外包比較適合有選擇性的外包，而不是全面改造的大規(guī)模外包。

　　Strichman說(shuō): 先選擇比較小的方面，與供應(yīng)商建立起良好的關(guān)系，然后把其他方面逐步外包給供應(yīng)商。”比方說(shuō)，先從IBM AS400服務(wù)器、而不是所有數(shù)據(jù)中心開(kāi)始外包。一旦建立好關(guān)系，添加更多的服務(wù)就變得比較容易了。這個(gè)策略往往特別適用于小企業(yè)，因?yàn)樾∑髽I(yè)沒(méi)有大企業(yè)在組織和運(yùn)營(yíng)方面的復(fù)雜性。”Strichman認(rèn)為。

　　4. 充分運(yùn)用新工具。譬如在家庭裝修方面，越來(lái)越多的人希望自己動(dòng)手裝修，家裝DIY越來(lái)越流行。為了滿(mǎn)足這些人的需求，家得寶（Home Depot）和勞氏公司（Lowe’s）提供了很多DIY工具。與此相類(lèi)似，很多中小企業(yè)希望得到一些外包工具，譬如商業(yè)計(jì)劃模板、建議請(qǐng)求書(shū)（RFP）、合同等。只要稍微付點(diǎn)錢(qián)，就能從網(wǎng)上按要求獲取到相應(yīng)的工具，中小企業(yè)會(huì)非常樂(lè)意接受這樣的服務(wù)。”Pinto表示。

　　Pinto說(shuō): 網(wǎng)上有數(shù)不勝數(shù)的研究信息、調(diào)查報(bào)告和白皮書(shū)，深入淺出地介紹了外包過(guò)程。信息如此之豐富，以至于IT人員在比較短的時(shí)間內(nèi)就能成為一名具備相當(dāng)能力的內(nèi)部顧問(wèn)。”當(dāng)然不能完全依靠網(wǎng)上的信息，還應(yīng)當(dāng)抽出時(shí)間向資深人士取取經(jīng)。

　　網(wǎng)羅人才

　　如果你聘請(qǐng)的員工以前效力于IT服務(wù)供應(yīng)商，就要充分運(yùn)用員工的這種經(jīng)驗(yàn)。但也別忘了去其他部門(mén)物色，不要只盯著IT部門(mén)。Strichman說(shuō): 外包項(xiàng)目方面經(jīng)驗(yàn)最豐富的人往往是本企業(yè)內(nèi)部提撥上來(lái)的，或者調(diào)到了公司的其他部門(mén)。”即便他們離開(kāi)IT部門(mén)已有多年，可能極其樂(lè)意在外包過(guò)程中以主題專(zhuān)家的身份過(guò)來(lái)幫忙，不過(guò)前提是他們這么做需要同時(shí)得到IT部門(mén)和所在部門(mén)主管層的批準(zhǔn)。

　　即便你的手下沒(méi)有一個(gè)人有外包經(jīng)驗(yàn)，還可利用從外包咨詢(xún)公司下崗的顧問(wèn)替你服務(wù)。許多頂尖的IT服務(wù)咨詢(xún)公司已裁掉了1/4以上有著豐富經(jīng)驗(yàn)的顧問(wèn)，這些人都是被網(wǎng)羅的對(duì)象。

　　IT服務(wù)供應(yīng)商急于想?yún)⑴c到你的外包過(guò)程中，而且愿意投入到貴企業(yè)在外包之前針對(duì)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行的重組工作，或者幫助提供數(shù)據(jù)以確定商業(yè)理由。顯然，他們心里頭有一個(gè)最終目標(biāo): 讓你簽下外包合同。但如果你能充分利用供應(yīng)商的專(zhuān)長(zhǎng)，又不用簽合同，也許值得去花一番時(shí)間和精力。

　　巧妙利用顧問(wèn)

　　最優(yōu)秀顧問(wèn)的主要價(jià)值并不在于他們提供的表格和方法，而是在于他們的判斷力、經(jīng)驗(yàn)以及對(duì)市場(chǎng)的深入了解。”Strichman 強(qiáng)調(diào)。

　　你沒(méi)必要凡事都依賴(lài)于顧問(wèn)，大的咨詢(xún)公司可能也不喜歡這樣，因?yàn)檫@些公司是靠多個(gè)顧問(wèn)在大客戶(hù)現(xiàn)場(chǎng)推動(dòng)整個(gè)外包過(guò)程來(lái)賺錢(qián)的，無(wú)暇顧及次要的事情。如果你覺(jué)得需要外部專(zhuān)家就某個(gè)針對(duì)性問(wèn)題給出相關(guān)建議，比如擬訂服務(wù)級(jí)別協(xié)議或橫向比較條款，可以請(qǐng)外部顧問(wèn)提供針對(duì)性幫助，或者請(qǐng)對(duì)方審核你的工作。

　　Michel Hofman是總部設(shè)在倫敦的荷蘭合作國(guó)際銀行（Rabobank）的歐洲區(qū)CIO，他本人就是自己動(dòng)手進(jìn)行外包的實(shí)踐者。他說(shuō):要評(píng)估你團(tuán)隊(duì)的外包專(zhuān)長(zhǎng)，選擇你所需要的合適的外部咨詢(xún)，你可能根本不需要請(qǐng)顧問(wèn)來(lái)現(xiàn)場(chǎng)?？梢钥紤]將所有的臟活累活自己來(lái)完成，只有在個(gè)別關(guān)鍵的決策階段才請(qǐng)外部顧問(wèn)指點(diǎn)。”

　　在以下這幾個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)，顧問(wèn)可以幫上大忙。

　　1. 擬定嚴(yán)謹(jǐn)而貼切的請(qǐng)求建議書(shū)（RFP）。最嚴(yán)重的外包失誤莫過(guò)于不完整或不貼切的RFP了，擬定一份全面的RFP是顧問(wèn)的拿手好戲，這樣的RFP有助于獲得全面而準(zhǔn)確的反饋。”Strichman說(shuō)。

　　為你節(jié)省費(fèi)用的不是把編寫(xiě)RFP這項(xiàng)工作外包出去，請(qǐng)顧問(wèn)編寫(xiě)這些文檔所花的費(fèi)用其實(shí)比你自己編寫(xiě)要高得多。帶來(lái)顯著效益的是縮短了編寫(xiě)一份內(nèi)容準(zhǔn)確的RFP、請(qǐng)專(zhuān)家進(jìn)行評(píng)估以獲得反饋所需的時(shí)間。Hofman說(shuō): 客戶(hù)通常沒(méi)有太多的時(shí)間來(lái)理清大量信息、評(píng)估競(jìng)爭(zhēng)方案，然后做出影響深遠(yuǎn)的決策。”

　　2. 掌握定價(jià)方面的信息。外包顧問(wèn)是定價(jià)專(zhuān)業(yè)人士，應(yīng)該能獲得最新的基準(zhǔn)價(jià)格數(shù)據(jù)，他們不但能夠?qū)M(fèi)用進(jìn)行合理性檢查，還能了解這些費(fèi)用與服務(wù)時(shí)間表之間的關(guān)系。”摩根路易斯律師事務(wù)所紐約辦事處的合伙人Edward J. Hansen說(shuō)，他經(jīng)常為外包交易中的客戶(hù)提供咨詢(xún)服務(wù)。

　　專(zhuān)業(yè)的基準(zhǔn)比較人員能夠識(shí)別出不符合市場(chǎng)行情的價(jià)位。Strichman說(shuō): 這不僅僅意味著‘高價(jià)’，還意味著對(duì)所要求的服務(wù)來(lái)說(shuō)不合理的價(jià)格。價(jià)格也許可以低200%以上，這種情況通常是由于離服務(wù)預(yù)期目標(biāo)有差距或需求不明白引起的。因此，外包顧問(wèn)可以確定準(zhǔn)確的價(jià)位、保證競(jìng)價(jià)合理，從而替客戶(hù)節(jié)省費(fèi)用。”

　　3. 了解供應(yīng)商。顧問(wèn)可能會(huì)推薦幾家名氣較小、資質(zhì)良好的供應(yīng)商，供你考慮。如果顧問(wèn)深入了解市場(chǎng)，你就無(wú)須研究比較服務(wù)供應(yīng)商、確定供應(yīng)商的初選名單和最終名單。但要注意: 有些顧問(wèn)與某些供應(yīng)商的關(guān)系過(guò)于密切。不妨查看一下該顧問(wèn)從事過(guò)的幾筆交易，要是同一家供應(yīng)商一再出現(xiàn)，就要提高警惕了。

　　4. 集中注意力。達(dá)成外包交易是你要做的許多工作之一，如果你抽不出足夠的時(shí)間來(lái)研究比較供應(yīng)商、洽談外包交易，那么一開(kāi)始就處于劣勢(shì)。這就需要出錢(qián)聘請(qǐng)顧問(wèn)，及早對(duì)外包交易給予應(yīng)有的關(guān)注，那樣以后就能避免麻煩。

　　Hansen說(shuō): 外包項(xiàng)目很費(fèi)時(shí)間，客戶(hù)往往缺少足夠的專(zhuān)家來(lái)關(guān)注項(xiàng)目。”

　　5. 談判中搶占上風(fēng)。你可能很少在談判中處于上風(fēng)，畢竟坐在談判桌另一邊的那些人是談判高手，他們每天要與形形色色的客戶(hù)打交道，經(jīng)驗(yàn)豐富得很。好的顧問(wèn)很清楚供應(yīng)商在制定合同條款時(shí)為了讓自己有利而采用的種種手段和圈套，比如服務(wù)級(jí)別協(xié)議（SLA）、衡量標(biāo)準(zhǔn)和條款。Pinto說(shuō): 標(biāo)準(zhǔn)的條款和條件最好還是交給法律顧問(wèn)去處理，而洽談商業(yè)條款最好交給把外包關(guān)系看得一清二楚的顧問(wèn)去處理。”

　　6. 做好交接。交接是外包過(guò)程中的關(guān)鍵問(wèn)題，卻經(jīng)常被人忽視。”Hansen表示。顧問(wèn)會(huì)幫助你做準(zhǔn)備: 如何把自己的IT服務(wù)交接給供應(yīng)商，而且還要幫助對(duì)這家服務(wù)供應(yīng)商進(jìn)行日常監(jiān)管。