如果中國企業500強中采用文件管理外包服務的比例能夠達到世界500強85%的平均水平，每年就可節約667億元人民幣。這既是對國家倡導的節能減排理念的踐行，也是在當前經濟環境下抵御風寒”的小妙招。

　　IT行業的冬天已經到來。為應對寒冬，多數企業采取了收縮市場戰線、縮短產品線、減少廣告促銷投入、簡化渠道等緊縮措施，準備進入寒冬休眠期，但是也有不少的企業在逆境中創新營銷手段，利用自身的信息化技術優勢，提高自身和客戶的御寒能力，以立思辰、富士施樂、東芝、理光為代表的文件管理外包服務商就是其中的代表。

　　小改變 大節約

　　成立于1985年，年銷售額高達12億元的北京飛機維修工程有限公司原有復印機75臺，打印機471臺，年輸出量1200萬印—1500萬印。2000年開始采用立思辰文件管理外包服務以后，網絡聯接率從最初的5%提升至93%，設備冗余下降了63%，而輸出成本卻下降了15%以上。

　　所謂文件管理外包服務，就是指企業將所有打印機、復印機、傳真機、一體機等文件設備的運營管理全部外包給專業的文件外包服務商，由外包商對設備進行必要的調整并予以整體優化調整，部署文件管理軟件，并全面接管設備的運營、耗材更換、維保等。客戶只需管理外包商，并以按需打印、按張付費的形式向外包商支付費用，而無需為耗材、維修等單獨付費。文件管理外包服務充分體現了社會化分工和精細化管理的趨勢，即用戶專注于自身的核心業務環節，而將非核心環節交給更專業的外包商。

　　對此，北京立思辰科技股份有限公司董事長池燕明舉例說明：立思辰服務的一家大型上市公司在北京的總部原有數十臺復印機、600多臺打印機和傳真機，設備的狀態差且運行成本高。文件管理外包項目實施后，該公司的文件輸出設備數量下降了56%，在同等印量情況下，僅耗材等顯性費用，就降低了15%以上。通過軟件管理，哪個部門輸出量是多少、彩色多少、黑白多少、費用多少，隨時一目了然。員工開始自覺地控制印量，雙面打印、多合一打印等環保節約措施得以實施。文件的分發、存儲、檢索、安全等管理和流程同時得到改善。整個企業的文件管理格局完全改變了。

　　其實文件外包服務在國外有著相當長的歷史，最初起源于1956年在美國建立的施樂商業復印服務中心。1971年，施樂復印中心提出設備管理的概念并簽訂了第一個設備管理合同，此后，專業的文件服務理念逐漸被國外的大企業所接受。在2007年中國文件管理外包服務市場品牌結構統計中，富士施樂以53.87%的份額領先，本土企業立思辰以4.55%的份額排名第二，領先惠普、理光、東芝等對手，而前7名中僅有1家中國公司。

　　據國際外包協會統計，世界500強企業中的85%以上采用文件管理外包服務，它能夠幫助企業降低文件處理成本10%—25%。盡管國內企業應用率不足5%，但最近一兩年，中國的客戶開始接受新的理念，這個市場已經接近爆發增長的前夜。”中國惠普有限公司打印及成像系統集團市場開發經理楊子江對此充滿了信心。

　　弱市場 新機遇

　　當整體經濟衰退時，外包業務卻將獲得增長。這一業內共識再次得到證實：PBMS公司在過去的兩年間業務增長高達29%，立思辰過去3年連續以50%的速度增長。盡管人們并不認為所有的業務增長均來自經濟衰退的因素，誰也不能否認，文檔應用量大的行業在這個時候會更加關注節省文檔費用的事實。

　　經濟下滑周期通常帶來節能環保等產業的增長，對文件外包來說也是這樣。此次金融危機引發全球經濟下滑，大量企業的銷售受到沖擊，盈利能力下降，從而有更大的動機來降低成本并提高效率。而文件外包是幫助客戶降低成本的有效手段，在經濟下滑周期更容易得到客戶關注。目前的經濟環境下，正是推行文件外包服務的良好時機，可以幫助企業降低成本，度過冬天。”東芝泰格信息系統(深圳)有限公司中國事業總部董事總經理須毛原勲對此毫不避諱。

　　讓須毛原勲和他的同行們如此自信的原因在于，文件管理外包給企業管理帶來的實實在在的好處，在這個冬天顯得格外耀眼：

　　首先，可以幫助企業節約管理成本，提升盈利能力。有研究表明，不同行業的企業花費在文件管理的成本一般占其運營成本的5%－11%，這個比例相當驚人。文件管理外包服務可以幫助客戶有效管理文件管理費這部分沒有審計的費用”，并為后續的控制與管理打下良好的基礎，達到節約管理成本和提升盈利能力的目的。

　　其次，可以優化業務流程，增強企業競爭力。外包前，大量老舊設備嚴重影響生產力；外包后，絕大部分設備更換為全新高性能一體化復合機，性能、生產力、客戶體驗得到了大幅度的提升，從而加快信息溝通與流轉的效率。在企業競爭日趨激烈的今天，文件的溝通與流轉效率直接影響企業決策和做出反應的速度。從這個意義上來看，辦公信息系統服務對于企業優化業務流程、增強競爭力具有重要意義。

　　再其次，可以降低資源消耗，創造綠色辦公環境。文件管理外包服務通過文件設備監控、成本管理軟件與文件安全管理軟件的配合，推進了無紙化辦公和優化辦公流程，通常可降低印量30%。在節省費用的同時，有效地保護森林資源，并大幅度減少固體廢棄物排放。同時，文件外包服務使得文件設備得到合理布局，從而盡可能避免文件設備可能排放的顆粒、臭氧等有害物質對員工健康的損害。