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檔案管理就其內容來說，具體包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、利用五個方面.商標檔案的利用，后面將專門講解，所以這里只介紹商標檔案的收集、整理、鑒定和保管“

（一）商標檔案的收集

商標檔案的收集是指商標檔案部門對商標注冊、商標管理中產生的大量文件材料，待其處理完畢或者告一段落后，按規定集中起來，定期或不定期地移交檔案室保存。商標檔案的收集是檔案工作的起點，只有將大量分散的、沒有經過處理的商標原始文件材料收集起來，才能在此基礎上進行整理，歸檔入室，從而為社會提供有史料價值的商標檔案.同時，也只有經常地、不斷地開展商標文件材料收集工作，才能不斷地豐富商標檔案內容，才能增加商標檔案的館藏數量，滿足社會查閱，利用商標檔案進行商標權的承認和保護，進行商標管理的教學和研究，進行商標知識及商標管理法律、法規的宣傳和服務，從而更好地發揮商標檔案的作用.

商標注冊和商標管理工作過程中，每日每時都會產生新的商標文件材料，這些文件材料哪些應該歸檔，哪些不需歸檔，什么時候歸檔，即是定期歸檔還是隨時歸檔，以及歸檔的文件材料在份數、規格等方面有哪些要求等都必須建立嚴格的檔案收集歸檔制度，使收集工作有章可循，有責可查，避免檔案收集工作中漫無目的或不按時、不按要求歸檔.商標檔案收集歸檔制度一般包括商標檔案收集歸檔的范圍、時間和要求。

1.確定商標檔案收集歸檔的范圍

歸檔范圍是指哪些商標文件材料應該歸檔，哪些不需要歸檔。確定歸檔范圍的基本指導思想是應當完整地收集那些有保存價值和利用價值的商標文件材料。如果收集的商標文件材料沒有保存和利用價值，不僅增加日后整理、鑒定、保管商標檔案的工作，而且還會給商標檔案的利用帶來不便，如果有保存和利用價值的商標文件材料沒有收集，則會給商標權的確認和保護、商標管理、商標的科研工作等帶來不利影響。因此，根據保存和利用價值標準來劃定商標文件材料歸檔范圍是十分必要的.一般來說，商標檔案所搜集的，主要是商標圖樣和商標使用商品，商標注冊日期、商標續展、變更、轉讓、注銷、撤銷等方面的文字材料，商標假胃侵權處理，使用產品質量評比、有關的管理法規、政策等方而的文件材料，根據實際需要，有時也可以入檔。

2.確定商標檔案收集整理的時間

根據文件材料特點，本著集中統一管理，便于利用的原則，確定商標文件材料的歸檔時間。歸檔時間逋常有定期歸檔和隨時歸檔兩種。一般來講，對一些重要的商標文件材料，為避免失散，在使用完畢或處理告一段落之后，應即時歸檔，因而逋常宜采用隨時歸檔的辦法。對于平時大量產生，重要性不是很大，需要集中統一處理的商標文件材料，宜采用定期歸檔的辦法。當然在實際工作中，采用什么樣的歸檔方法，不僅要分析商標文件材料本身的特點，而且還要分析檔案管理單位的人力、物力、財力等多方面的因素，結合歸檔的目的作出決定。簡單地說，就是要根據必要和可能兩方而情況作出歸檔方法的選擇、決定，而且在情勢發生變更的情況下要適時地作出改變。

3.商標檔案收集歸檔的要求

商標檔案的收集歸檔要求主要有真實性、完整性、規范性三點.所謂真實性，就是收集歸檔的文件材料應是商標申請、注冊、利用和保護過程中產生的歷史真跡，不可杜撰；所謂完整性，就是收集歸檔的文件材料應是有利用和保存價值的，反映商標申請、注冊、利用和保護情況的全貌，不能有所遺漏，在實際操作中，應根據商標文件歸檔范圍的要求，來收集歸檔文件材料；所謂規范性，就是收集歸檔的文件材料所用的紙張以及其它的文件載體的數量、大小、質量、文件規格、書寫爨跡應都符合長期保存和利用的要求。

（二）商標檔案的整理

商標檔案的整理是指運用科學的方法，將商標檔案分門別類地進行排列，使之系統化.整理的目的主要是使收集到的大量的檔案材料從分散、零亂、無序的個體到集中、整齊、有序的群體，便于商標檔案的保管和利用。

商標檔案的整理，一般是根據商標檔案自燃形成的規律，對收集起來的檔案進行分類、立卷、排列和編制檔號。

1.分類

商標檔案的分類是根據商標檔案的形式、內容、時間"來源等因素把它們加以區分，把內容、形式或具有其它相同特征的商標檔案歸集在一起，分成若干層次和類別。商標檔案分類應符合下列要求：

第一，符合商標檔案形成的特點和規律，合理設置類目，準確歸類。

第二，符合商標管理的需要，不同層次的管理部門可根據本部門的管理任務及本地區商標的特點，采取不同的分類。

第三，分類體系具有邏輯性，便于檢索、保管和利用。

商標檔案分類的方法或標準很多，通常采用的有I一是按材料所有人的性質，如將全民所有制企業，集體所有制企業，個體工商業者，私營企業，外商投資企業和外國企業的商標檔案歸為一類；二是按時間分類，如將不同年度所形成的商標檔案分別歸類，從而避免不同年度的檔案材料混在一起，造成混亂；三是按材料所有人的行業分類，如按化工、機械、電于、紡織等分別歸類I四是按商標所使用的商品分別歸類，同一種商品所使用的商標歸為一類#除了以上的分類方法之外，還可以按地域、國別、管理過程或環節等對商標檔案進行分類。在實際工作中，單純采用一種分類方法的比較少見，一般都是幾種方法結合使用，在選擇分類方法時，要結合工作需要和檔案管理單位的具體情況作出決定。

商標檔案的分類是商標系統化的關鍵，對整個商標檔案整理工作乃至于整個商標檔案的管理都具有重要意義。

2.立卷

商標檔案的立卷是對收集起來的商標文件材料按一定規則和聯系排列起來，分別裝訂成冊。立卷內容包括編目，組卷，補卷和插卷。編目是指把分類后的材料分別編寫目錄；組卷是指對立卷成冊的材料中具有共同特性或有密切聯系的材料組合在一個卷內；補卷是指在立卷或組卷后，如發現有遺漏的材料，或又產生了新的材料，則應補充到整理好的案卷之中，這稱為補卷或插卷。補充的材料有時可以插入有關卷頁里，有時為了避免打破原有案卷的順序，也可以單獨成冊，排列在原有案卷的后面。

3.排列

商標檔案的排列是指在分類、立卷的基礎上，把商標檔案分成卷、冊、袋、盒、夾等保管單位，編上相應的案卷號，依次排放在檔案架上或檔案柜中。

4.編制檔號

商標檔案的編制檔號也是商標檔案整理階段的一個重要環節。檔號包括全宗號，宗卷目錄號，案卷號，頁號或件號。其中案卷號是商標檔號中的關鍵號。這是由于案卷一旦確定，既有簡化案卷的功能，又有固定案卷存放的位置和案卷在目錄中前后順序的作用，而且案卷號還直接關系到當前的手工檢索和今后的電腦檢索的準確性。編制檔案號的基本原則是在一個全宗內，一個目錄內不允許有重復的檔號。目前商標檔案是采用注冊號順序流水排架法，融注冊號與案卷號于一體立卷的，有利于提高商標檔案的整理效率。

（三）商標檔案的鑒定

商標檔案的鑒定是指商標檔案主管部門定期對商標檔案的保存價值予以評估，對需保存的，認定保管期限，對沒有保存價值或失去保存價值的檔案材料予以剔除的工作。

商標檔案的鑒定工作包括兩方面的內容：

一方面是通過鑒定確認商標檔案需要保存，并確認保護期限?！渡虡藱n案管理暫行辦法》第十二條規定：商標檔案的保管期限，根據現實作用和歷史作用分為永久、長期（11年至30年）和短期（10年）三種。其分類依據是：

1.凡是反映商標工作基本歷史面貌，有長遠利用價值的檔案，應永久保存；

2.凡是在相當長的時間內有查考、利用價值的檔案，應長期保存；

3.在較短時間內有查考、利用價值的檔案，可短期保存.

為了使商標檔案工作有章可循，有據可依，1987年12月國家工商行政管理局和國家檔案局共同頒發了《窗標檔案保管期限表》。該表內保管期限分為永久、長期（11年至30年）和短期（10年）三種。劃為長期保存的檔案有重要的商標許可合同等三項；劃為短期保存的檔案有注銷和撤銷商標文件材料等八項；劃為永久保存的有重要的商標注冊申請文件材料等九項，詳細情況見表二。

另一方面是對沒有保存價值或失去保存價值的檔案材料予以剔除。在檔案的收集階段，就會遇到一些沒有保存價值的商標文件材料，對這些文件材料應當予以淘汰，交還給原持有單位，由其保存或銷毀。對于立卷成冊，予以保存的商標文件材料也要定期鑒定，對于那些因時間的推移原來有保存和利用價值，而現在沒有保存和利用價值，比如，保護期限屆滿的商標檔案，予以剔除，否則，只會增加人力、物力和財力的浪費，不利于商標檔案的保護和利用。

（四）商標檔案的保管

商標檔案的保管是指根據商標檔案材料的自然屬性，采用合理的、科學的保管條件.采取安全的保護措施，免遭自然和人為因素對檔案的損毀，確保對商標檔案的有效利用。

商標檔案的載體會隨著時間的推移而發生損害，這是由于保管條件的主客觀原因所致。客觀原因是指紙張等制成材料和字跡等對檔案的影響以及溫度、濕度、光線、有害氣體、灰塵、水、火等因素對檔案的影響。主觀原因是指利用時由于使用不當對檔案的影響。因此，加強檔案的保管工作必須高度重視，通過積極、有效的工作，盡可能使檔案減緩損壞過程，防止人為損害現象，延長檔案利用壽命。具體工作有：

1.建立嚴格的商標檔案保管和使用制度。商標檔案保管工作應由專人負責，借閱時應履行必要的手續，確保檔案不丟失、損毀，要禁止在室外陽光下閱讀，禁止隨意涂抹、勾畫、折疊等。

2.檔案制成材料要選擇適當，紙質、墨水都要選擇便于長時間保存的。比如紙張應是紙質優良的，字跡最好用墨汁、碳素或蘭黑墨水書寫，一般不得用圓珠筆書寫，禁止用鉛筆書寫等。

3.配置保存檔案的專門室、架、柜和其它必要的設備，并創造、保持適宜的庫房保管條件。為了延長商標檔案的壽命，特別要防止有害氣體、灰塵、水、火等對商標檔案造成損害，建立防火、防水、防塵、防潮、防光、防濕、防蟲、防污染的“八防”保護措施。比如，保管時庫房濕度以14C—18c為宜，相對濕度最好在50%—60%之間，一晝夜溫度變化范圍在2c左右、濕度變化在3%左右，庫房內禁止吸煙，并配備消防器材。

4.對已損壞的商標檔案應及時復制與修復，使之恢復原貌，保持其利用價值。

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