呼叫中心排班現場如何有效管理

在沒有排班系統的時代，遵時管理基本上是依靠班長的走動管理。班長和座席一起上下班，每天坐到工位上，看到座席都按時上班，戴上耳機，很好，偶爾班長站起來，四處巡視一圈，大家都在工作，有接電話的，有話后處理的。但是，依靠班長一個人的走動，是不可能很好的管理遵時的。偶爾會有這樣的座席，班長站起來，馬上login，班長一坐下，logout，休息一會。另外，班長也需要接電話、需要進行督導，也沒有那么多的時間去監督遵時。 借助排班系統，則可以把班長從這種煩人的工作中解脫出來。
其次，要考慮不同活動間的映射。什么叫映射呢，舉個簡單的例子：座席計劃在8：00-10：00間接聽電話，而實際流程要求座席在接聽電話后進行話務處理；話后處理完成后，座席處于等待電話狀態，話后處理、等待電話這兩種狀態不能認為是不遵時吧。因此，要把實際活動和計劃活動進行映射，確保遵時監控反映座席實際工作狀態并滿足公司的管理要求。 考慮了上述兩點，可以濾除大量的遵時例外雜波，得到準確的遵時狀態。但遵時不僅是管理層關注的，同時也是座席所關注的，遵時好壞會直接影響他們的質檢評分，因此，遵時監控還必須考慮公平性。座席在日常工作中，除了接聽電話、收發郵件等在線，偶爾還會做一些臨時安排的事務性工作。比如，座席陶維被臨時安排9：30－10：00陪同領導參觀呼叫中心，排班系統通過PBX得到的狀態肯定是離線，也就是會產生一個遵時例外。由于類似因素影響座席的遵時統計，影響質檢評分，肯定是不公平的。在遵時管理中，必須對這種情形進行授權，把遵時例外糾正為遵時，才能得到合理的遵時統計。
話務監控呼叫中心是一個隨機系統，我們無法預知用戶什么時候會打電話進來，即便根據歷史統計數據盡可能準確的做了話務預測，也不可避免的會與實際話務有差別，甚至是很大的差別。舉個例子來說，假如由于網絡問題，用戶無法完成網上交易，呼叫中心話務量馬上會出現大幅的增加。針對這些話務異動，如何處理，這也是現場監控必須面臨的問題。 實時監控話務要進行管理，首先要進行監控，通常情況下，我們監控的目的是要實際值與預測值在一個允許的偏差之內，比如10％，一旦超出這個偏差，就要進行現場干預了。
呼叫中心系統如果話務量突然增大，產生了異動，毫無疑問，肯定是有突發事件產生，或者是業務部門最近做促銷活動了，有促銷活動怎么也不通知我們??！沒辦法，趕緊增加座席吧。如果服務時長突然增大，十有八九安排了很多的新座席，為了維持服務水平，也要增加座席。那么，如何增加座席呢？排班員不可能要求沒有排班的座席馬上到場，因此，調整手段非常有限。常用的辦法有兩種，一是候補人員臨時接聽電話，現場管理人員這時候就要承擔救火隊員的角色了，趕緊來接電話，別讓服務水平掉的太多；第二種辦法就是加班，需要緊急通知臨近下班的座席，為了服務水平，先犧牲一下，今天要加班半小時。這種應急處理，能一定程度的挽救服務水平，但之后，排班員緊接著要分析產生異動的原因，是由于有促銷活動？還是有突發事件產生？這些事件是否會影響明天、下周的話務？如果是，排班員就要對班表及時進行重排了，總不能天天都這樣救火吧。
反之，話務量也可能突然降低，這種時候，座席數目就顯得太多了。通常，呼叫中心對這種情形基本是不做處理，反正服務水平更高了，何樂而不為呢。但是，為實現呼叫中心的精細化管理，我們也可以做一些調整。比如，可以臨時安排一些培訓；也可以安排一些座席提前下班，從而把加班造成的工時超長彌補回來。 由于現場管理的手段非常有限，這是目前呼叫中心排班中比較薄弱的環節，但絕對是管理中最重要的環節。如何做好現場管理，是困擾呼叫中心管理人員的一個難題。