中國移動通信集團內蒙古有限公司呼和浩特分公司（以下簡稱呼和浩特移動）是一個積極開拓、銳意進取的企業，在過去的十年有了飛速發展。然而，在發展的歷程中，出現了許多管理漏洞，如日常所見的公文流轉、合同流轉、報賬等督辦不順暢就是其中一例。呼和浩特移動根據實際情況，本著從創新工作機制、提高行政執行力、促進工作落實出發，推出四色預警督辦”制度，從而較好地解決了這一問題。本文嘗試將這一做法進行沉淀，以饗讀者。
一、現有管理中存在的問題
我們承認業務發展是企業生存、發展的根本和源泉，但如果基礎管理薄弱，后臺支撐作用不到位，必定最終影響業務的發展，這對公司的長遠發展是非常不利的。呼和浩特移動現有的基礎行政管理工作存在某些缺陷和不足，已經在一定程度上影響了公司的進一步發展，具體而言在以下幾個問題。
（一）合同流轉時間過長，影響業務發展
合同是交易中約定雙方權利義務及相關交易事宜的協議。目前，呼和浩特移動實行電子合同的審批流程，通過專業法律工作者以及各級領導對合同的法律問題、可行性及必要性進行審核，以保證合同簽訂的嚴格性和嚴肅性，也通過電子合同審批，避免潛在的法律風險和業務風險。電子合同流轉完畢后，再進行紙質合同的正式簽訂。
但在實踐工作中，電子合同的流轉并不盡如人意，突出的問題有：一是電子合同的流轉時間過長，最長的流轉完畢需要2-3個月的時間，嚴重影響合同的簽訂工作，同時大大阻礙了業務的順利發展；二是從項目提出、確立到最終簽訂合同的各個環節銜接不緊密、過于松散、時間跨度過長，嚴重影響業務工作的進度；三是倒簽合同的現象嚴重，導致很多潛在問題的約定都失去實際意義，增加了公司可能面臨的風險，為后期發展埋下隱患。
（二）各類公文積壓情況嚴重，影響文件處理工作
為了便于公司相關政策的傳達以及重要事宜申請的審批快捷，呼和浩特移動大多數文件都是通過電子流程以收發文的形式告知員工，但由于多種因素的存在，造成各類公文積壓嚴重，影響文件處理的速度。主要表現在以下主觀和客觀兩個方面。
主觀上造成公文積壓情況表現為：1、由于部門經理收文不夠及時，有可能導致部門員工處理公文延時，傳達到一線的時間有所延誤；或部門經理由于出差、休假等特殊原因不能及時處理公文，未將處理權限進行授權，延誤公文的處理。2、公司三級經理在點發文時，將某些不相關文件均傳閱部門所有員工，造成員工文件積壓。3、職能部室、城區營銷中心、旗縣分公司三級經理對公司發文把關不嚴格，起草發文的人員欠缺公司發文的相關知識，導致公文成文后格式錯誤，收文混亂的現象時有發生。4、部分員工起草發文后，沒有即時送至相關領導或部門審批，滯留系統內部，造成延滯。5、員工由于工作繁忙等原因不能及時處理公文，造成公文越積越多。6、某些發文的抄送部門過于繁多，造成傳閱的人數太多，進而拉長公文處理的時間。
客觀上造成公文積壓情況表現為：1、公司發文中相當數量的文件均經過財務部，且財務部要對公司所有合同把關，造成財務部主任收發文件量過大。2、某些下屬部門由于OA連接不穩定、停電、斷電等客觀原因導致員工處理公文時間延滯。3、公司領導、綜合部經理、財務部經理、市場部經理收發文件數量太大，是收發文件最有壓力的人員。
（三）報賬不及時，影響財務管理
報賬不及時是公司各部門存在的普遍問題，承辦人員總是將報賬工作推到年底或對方極力催促的情況下，才開始走報賬的程序。甚至有的項目結算工作有可能延誤幾年的時間。這種工作拖沓的現象，嚴重影響了公司的財務管理工作，形成惡性循環的工作狀態:一方面，使得大量的報賬工作集中在年底，財務人員既要應對年底繁多的報表，又要處理大量報賬工作，壓力太大；另一方面，由于工作量的集中、繁雜，可能出現不必要的錯誤，造成循環重復，影響工作進度。
二、存在問題的原因
以上存在的問題已經對企業健康、持續的發展敲響了警鐘，就這些問題，筆者做了一些簡要分析，以便找出問題的根源及解決的方法。
（一）制度較完善，但執行不到位
呼和浩特移動在這十年的發展中，積累了不少經驗，也隨著不斷變化的周圍環境，進行了一系列制度的完善工作。尤其今年年初，呼和浩特移動先后頒布了《合同流程執行考核辦法》、《關于規范電子合同審批時限的通知》、《各類合同付款方式規范》、《報賬的基本流程》等多項制度、辦法，細化管理內容和范圍，明確具體的考核標準，使得相關的工作具有可操作性和嚴格的標準。這些文件的出臺完善了管理制度，使很多工作都有章可循，在管理制度層面取得一定成績。雖然制度有了，但是執行力卻遠遠沒有跟上。員工僅僅停留在簡單了解相關制度的層面上，工作開展依舊按照原先的思路和辦法，并沒有大的、根本性的改善，制度的出臺也就沒能最大程度地發揮其作用。
（二）工作拖沓、效率不高
工作效率問題已經成為企業發展的重要因素，作為企業的細胞單位----員工，他們的工作效率直接影響企業的整體發展水平和速度。在通常的觀念中，都把業務發展的快慢作為唯一的評價標準，而忽視了基礎管理的重要性。如果基礎流程不夠順暢、基礎工作效率不高，勢必牽扯員工的精力，花費大量的時間應付在未完成的類似流轉合同、報賬等工作上，無法全身心投入到業務拓展工作中。同時，由于歷史發展的原因，很多員工已經形成重業務發展，輕基礎工作的觀念，對于基礎工作總是采取拖沓的工作態度，不是積極的處理，這也是出現以上現象的重要原因。
（三）缺乏有效的跟蹤管理制度
正如前面所論述的，我們已經出臺的制度、辦法對于具體工作的規定是較全面、較完善的，是適應呼和浩特移動現有發展需要的，但遺憾的是未將工作真正落到實處。員工對于已有制度、辦法的理解和應用并不令人滿意，其原因在于缺乏有效的跟蹤管理制度。我們注重制度的完整性和嚴密性，但忽視了根據制度、辦法進行具體工作的落實，在有效追蹤各項基礎工作進度上有明顯的漏洞，未能通過有效的跟蹤管理制度，對員工的工作進行監督和敦促，已有制度和辦法未能深入人心，并發揮其積極作用。
三、制定四色預警督辦”制度 ，提高企業管理效能
通過以上對呼和浩特移動現有管理制度中存在問題及原因的分析，可見加強基礎管理工作、完善相關制度非常必要，對進一步促進公司整體良性運行有著重要支撐作用。
通過上面分析可以發現，公司主要癥結在于督辦工作的滯后。為此，我們設計出四色預警督辦”制度，以期改變現有制度、辦法執行滯后的情況。
（一）四色預警督辦”中顏色代表的含義
督辦以扣分情況分為綠、黃、橙、紅四個等級，分別代表：
綠色（0----10分）：執行力、工作效率有待提升，提出警告；
黃色（11---30分）：執行力低，工作效率低，提出嚴重警告；
橙色（31---60分）：執行力差、工作效較率低，扣績效；
紅色（61分以上）：執行力極差，工作效率極低，扣績效并納入淘汰管理。
（二）四色預警”評定標準
1、合同流轉督辦
2、公文流轉督辦
3、報賬督辦
4、其他決策督辦
（三）督辦形式
督辦采取每周以郵件形式由綜合部、財務部進行通報；每月以發文形式由綜合部進行通報；每季度由綜合部進行四色預警通報，并報送績效管理委員會，進行績效考核體系。
通過四色預警督辦”制度，完善企業管理制度中的漏洞和不足，督促員工盡快完成相關工作，并將具體工作的落實與員工的績效相聯系，以嚴格的考核方式進行剛性管理，以便形成良好的工作習慣和氛圍。把督辦制度作為推動公司各項工作發展的催化劑”和助推器”，通過完善現有管理制度、創新管理方式提高企業管理效能，為企業的穩健、持續發展發揮重要作用。
四、四色預警督辦”制度，促進了公司良性運行和持續發展
（一）、觀念上求轉”。認識的程度決定工作開展的力度。針對實際工作中不同程度存在的督辦工作形式多、落實到位少，被動應付多、主動出擊少，制度制定多、認真執行少的問題，呼和浩特移動確立了以管理促規范，以督辦促落實”的工作思路。
呼和浩特移動通過周、月、季度等不同形式的通報，從而強調了督辦的重要作用，提升了督辦工作的重要程度，加深員工對督辦工作的理解和認識，改變了大家對于督辦工作的傳統認識并從觀念上給與了足夠的重視。
在此基礎上，呼和浩特移動把對督辦工作重視與否、抓落實的力度大小，作為對各部門負責人績效考評的組成部分，在全公司營造了以督辦促發展的濃厚氛圍。
（二）、要求上求嚴”，以規范的內容服務公司發展
作為公司的督辦制度，四色預警督辦”制度以嚴”字為根本，主要體現在以下兩個方面：
一是嚴格完善制度，堅持督辦工作的規范性。呼和浩特移動在公司范圍內以發文的形式頒布四色預警督辦”制度，使大家明確了督辦具體辦什么、怎樣辦和查到什么程度，確保了督辦工作制度化、規范化。
二是嚴格內容依據，防止督辦工作的盲目性。自年初開始，呼和浩特移動先后頒布了的多項制度、辦法，將督辦的內容和范圍細化，明確具體的扣分標準，分門別類量化成百分，保證了督辦行動有方案，獎懲有依據。
（三）、形式上求活”，以創新的形式服務公司發展
四色預警督辦”制度自頒發之日起，注意融入到公司的各項后臺工作，同時采取了綜合部和財務部聯合督查的形式，使督查工作由單項的單打獨斗”變為齊抓共管”。
為了方便公司各部門及時了解督辦工作的進展情況，并認真改進部門中存在的問題，督辦工作以公司發文的形式進行全公司范圍內的流轉，從而提高督辦質量。
（四）、結果上求實”，以顯著的效果推動公司發展
通過督辦工作的開展，做到定職責、定期限、定標準、定獎懲，并將周通報、月通報、季度通報相結合，年終總評根據單位和個人的扣分情況，把督查結果與部門問責有機結合起來，將軟指標”變成了硬任務”，切實增強了部門領導及員工的緊迫感和責任感，使大家將更多的精力投入到思考和探討如何強化內部管理、提高工作核心效能等深層次問題上，工作態度逐漸由被動應付轉向主動出擊，工作作風逐漸由粗放管理向細致入微轉變。
自四色預警督辦”制度頒布以來，以合同流轉為例，在7月1日——8月7日時間段內，呼和浩特移動合同流轉過程中滯留環節不斷縮短，合同流轉效率提升33%左右（見圖1），合同流轉、歸檔速度顯著提升，重復流轉次數、中間滯留環節不斷縮減。
四色預警督辦”制度的輻射作用還涉及到公文流轉、報賬申請、會議決策以及一些臨時性事項，涵蓋了后臺支撐的多項工作。開展督辦工作使用心加認真促落實”的理念更加深入人心，標準要求高起來”，工作流程細起來”，績效考核嚴起來”，執行能力緊起來”，推動了各項決策部署得以順利推行。
呼和浩特移動積極洞察自身發展的不足，根據實際工作的需要，推出四色預警督辦”制度，把督辦作為推動公司各項工作發展、落實各項制度的重要途徑，創新督辦方式、加大督辦力度，為有效推動公司后臺支撐部門的發展，促進領導決策貫徹到位，考核獎懲執行到位起到了良好的推動作用。
作者：李改梅為呼和浩特移動公司綜合部副經理。
