隨著現代商業越來越發達，客戶服務也變得越來越重要。而一家公司擁有一個易記、優質的客戶電話服務，就成了決定其市場競爭力的關鍵因素之一。這時候，400電話就成為了一個不可或缺的選擇，相比普通電話號碼，它通過“4”這個數字前綴，標識出來是企業客戶服務電話，并且有許多的增值服務，能夠極大程度的提高企業的形象和客戶滿意度。
因此，越來越多的企業開始申請和使用400電話。那么，如何申請和使用400電話呢？接下來，就讓我們詳細的來探討一下。
一、申請400電話
1.1 申請400電話之前
在正式申請400電話之前，您需要確定以下幾個基本信息：
（1）所屬行業：根據中國信息通信研究院統計數據，不同行業選擇的400電話服務內容存在差異，比如您是否需要語音導航、是否需要數據報表、是否需要全天候接聽等。所以，在申請400電話之前，您需要選擇一個合適的400電話服務提供商，并詢問其所提供的服務內容直至滿意。
（2）需求量預估：如果您的400電話短時間內無法順利接通，將會對客戶產生極大的不滿。因此，為了保障客戶資源，您需要提前預估客戶通過400電話聯系的情況，以確保400電話的接聽率。
（3）成本預估：在申請400電話之前，您需要對所需要的服務進行全面的了解，包括基礎費用、端口費、呼入費用、呼出費用以及其他附加費用（如語音留言、短信通知、業務擴展等），同時，還需要考慮發票以及后期維護成本等因素，以確保預算合理。
1.2 申請400電話流程
在確認好以上三個基本信息之后，就可以開始申請400電話了，具體流程如下：
（1）聯系400電話服務提供商：首先，您需要找到正規的400電話服務提供商，并向其咨詢相關信息。如果您對某個服務提供商有較好的了解，可以直接聯系其銷售代表咨詢400電話服務的類型、價格、質量等方面的問題，如果有其他的剩余疑問，可以通過公開服務官方網站或在線客服平臺來獲取。
（2）填寫申請信息：根據400電話服務商的要求，填寫相應的申請信息，如企業基本情況、服務要求、聯系方式等，并提供一些必要的證明材料，例如營業執照副本、銀行開戶許可等。
（3）等待審批：完成申請后，需要等待服務提供商的審批，通常時間為2-5個工作日。如果審批通過，服務提供商將向您提供400電話的基礎信息，以及相關使用方式和注意事項。
（4）簽訂合同和支付服務費用：通過審批之后，需要和服務提供商簽訂相關合同，再支付相應的服務費用。在這個過程中，您需要仔細核對合同條款、閱讀合同條約，并簽署合同。同時，需要注意是否需要支付保證金、是否有退款保障等重要條款。
二、使用400電話
2.1 基本功能
使用400電話的基本功能包括：呼叫轉移、人工接聽、按鍵語音導航、多路短信發送等，具體如下：
（1）呼叫轉移：當用戶撥打企業的400電話時，首先會聽到語音提示，然后自動接通到企業選定的客服號碼。如果此時用戶撥打的客服正忙不接或無法接聽，就會轉接到其他線路或呼叫轉移號碼上，確保用戶順利接通。
（2）人工接聽：在客戶通過語音導航后找到自己需要的部門或個人之后，需要一個人工客服接聽，解答客戶的問題。作為客服人員，需要有充足的行業知識、解答技巧、語音禮儀等基礎素質。
（3）按鍵語音導航：當用戶撥打400電話之后，通常會聽到如下提示：“歡迎撥打XXX公司客服中心，按1咨詢銷售，按2咨詢售后，按3咨詢人力資源，按0轉接到人工客服。”這就是按鍵語音導航的功能。
（4）多路短信發送：如果客服忙碌不能接聽，用戶還可以使用短信功能進行咨詢和留言。同時，企業在平臺上可以支持多模式接收短信，多方式管理消息，確保客戶的第一時間得到回復。
2.2 增值服務
除了400電話的基本功能，還有很多增值服務可以供企業選擇。常見的增值服務包括：錄音服務、電話問卷調查、呼叫統計分析等。這些服務可以進一步提高企業的客戶體驗，同時也可以更好地了解客戶需求，優化企業服務。
三、400電話的注意事項
3.1 活躍度維護
400電話的接聽率是極其重要的，因此，維護活躍度至關重要。對于企業而言，要注意以下幾點：
（1）維護“接通率”：盡量避免掛斷率過高或者接聽率偏低的現象，保證客戶能夠完整的接聽到客服人員的服務。
（2）節假日管控：節假日客服人員調配也是一個重點，一定要讓客戶能夠接通到企業人員或者完美呼叫轉移服務，要提前規劃節假日的客服組織，并及時通知客戶。
（3）防騷擾：針對一些短信、推銷電話等騷擾行為，需要定期清理，對于惡意老騙等涉嫌違法行為，可以向當地12321舉報中心進行舉報。
3.2 維護素質標準
在400電話服務的整個流程中，人員素質是至關重要的，為了保持良好的客戶口碑，員工的素質管理非常重要，具體如下：
（1）充分的專業知識：從顧客角度來看，他們撥打400電話往往是有一定的問題需要處理，這就需要客服人員具有充分的專業素質和知識儲備，等到給客戶配賬，員工需要確保相關專業知識的儲備水平。
（2）良好的口頭表達能力：建立良好的家用語音平臺前提是，員工需要具有良好的口頭表達能力，能夠說清楚、說到點上，同時避免對顧客過度解釋或者過于冷淡等不良情況發生。
（3）熱情親和：在幫助客戶解決問題的同時，客服人員還要充分的體現出熱情親和的態度，增強顧客獲得滿意感和強烈的客戶停留力。
四、總結
綜上所述，如何申請和使用400電話呢？本文為大家提供了詳細的講解。當然，在申請和使用400電話時，也要注意相關的注意事項和素質標準。相信只要基于本文的指導，大家會更好的掌握400電話的申請和使用方法，為企業發展做出更大的貢獻。
